BLOGI - Yhteisöllisyys ruokkii innovaatioita - millaiset tilaratkaisut tukevat tulevaisuudessa parhaiten organisaatioiden yhteisöllisyyttä?

Olen pohtinut yhteisöllisyyden merkitystä asiantuntijatyön tuottavuudessa ja toimitilan roolia yhteisöllisyyden alustana ja raamina. Heitänkin ilmaan heti alkuun kysymyksen, mittaammeko tällä hetkellä varsinaisen toimistotilan tehokkuutta oikealla tavalla? Jos tarkastelemme tilatehokkuutta uudella tavalla, olen vakuuttunut, että toimistot eivät katoa, eivätkä merkittävästi edes vähene. Sen sijaan ne uudistuvat radikaalisti.

(English version below)

 

Toimistoja on jo vauhdilla kehitettykin pois vanhakantaisesta mallista, jossa toimisto on paikka tehdä työtä ja johtaa työtä tehokkaasti. Yhä enemmän toimiston pääasiallinen tarkoitus on yhteen kokoaminen, niin fyysisesti kuin virtuaalisestikin. Toimisto kokoaa yhteen ihmiset, ajatukset, innovaatiot – törmäyttää ja ruokkii uuden luomista. Toimistosta tulee alusta verkostomaiselle organisaatiolle, joka kytkee yhteen eri tahoja yhtiörajojen, kumppanuuksien ja kaveripiirien yli.

Yhteisöllisyys voidaan määrittää henkiseksi tilaksi, jossa tapahtuu ihmisten välisiä kohtaamisia, vuorovaikutusta, toisista välittämistä ja oppimista. Yhteisöllisyys työyhteisöissä tukee tutkitusti ihmisten terveyttä, työhyvinvointia, työniloa, työnimua, oppimista ja tuloksellisuutta.

Etätyön suurimpana uhkana pidänkin sitä, että yhteisöllisyys alkaa rapautua pienin askelin, vähin äänin. Tällöin virtuaalitapaamiset ja kahvitauot eivät kykene estämään suuntaa. Vaara on siinä, että alamme ajatella enemmän yksilön kautta: mitä minä saan aikaan. Tällöin tiimiajattelu ei välttämättä nouse riittävän tärkeälle tasolle: mitä me saamme yhdessä aikaan. 

Vaarana on osaoptimointi. Arvon luonnin ja innovoinnin voima on kuitenkin juuri yhdessä ajattelemisessa ja yhdessä oppimisessa. Tulevaisuuden työmuotona nähdäänkin ns. hybridityö, joka on yhdistelmä paikkasidonnaista ja vapaasijaintista työntekoa.

Onnistuessaan hybridityössä, yksilöt muodostavat yhteisön vahvemmin kuin toimitilan ja organisaatiorakenteen antama raami on sen aiemmin muodostanut. Tämä asettaakin johtamiselle ja tiloille yhä uusia vaatimuksia.

Nyt puhutaan taas itseohjautuvuudesta ja siitä johdettuna yhteisöohjautuvuudesta. Kysytään jopa, tarvitaanko johtajia ylipäätään? Jääköön tuo kysymys pohdittavaksi yksilötasolle. Siitä olen kuitenkin itse vakuuttunut, että johtamista ja johtajuutta tarvitaan. Kyse on mielestäni siitä, kuinka johtajuus luodaan: hierarkia, organisaatiorakenne ja funktiot voivat olla eri asioita.

Mielestäni työhyvinvointi syntyy siitä, että toiminnalle on tasapainoisesti riittävä struktuuri ja sopiva autonomia. Struktuuri antaa sunnan ja tavoitteet, mitä kultakin yksilöltä vaaditaan. Autonomia antaa vapauden ohjata omaa suoritustaan.

Tutustuin Suomen Partiolaisten Johtajatulet-metsäseminaarissa elokuun viimeisenä viikonloppuna 2021 muun muassa Heltin itseohjautuvaan Pallomeri-organisaatioon. Se on ainutlaatuisen innostava. Mutta raamit ja struktuurin tarvitsee pallomerikin, ollakseen pallomeri! Oli huikeaa kuulla seminaarissa monia esityksiä ja kokea, miten yhteisöllisyys todellakin ruokkii innovaatioita! Johtajatulet on Suomen suurin johtajuusaiheinen metsäseminaari. Se on tarkoitettu partiolaisille ja kaikille johtamisesta kiinnostuneille.

Tähän korona-aikaan sopi oivallisesti metsäseminaari. Kokoonnumme varmasti jatkossa eri foorumeihin myös fyysisissä tiloissa pohtimaan monen alan yhteistä kehittämistä tulevaisuuden haasteiden ympärillä. Odotan jo ilolla seuraavia rakennusalan fyysisiä messuja, seminaareja ja työpajoja, joissa kohtaan ROTI-ryhmäläisiä ja teitä muita alan innokkaita uudistajia!

Jatketaan innovointia tulevaisuuden työstä ja sitä tukevista luokseen kutsuvista ja innovaatioihin innostavista työympäristöistä ja tilaratkaisuista!

***

Kirjoittaja:

Kirsi Hautala
Tekniikan tohtori, Vice President, Rakentaminen, Rejlers
ROTI 2021 Rakennukset - paneelin jäsen

Blogi on julkaistu alunperin ROTI-blogissa 10.9.2021
https://www.ril.fi/fi/alan-kehitys-2/roti-2021/blogi/elavoittava-toimisto-vai-kuolettava-etatyo.html?tagged=ROTI-blogi

***

Encouraging office spaces or discouraging remote work?

I have been pondering the importance of a sense of community in the productivity of specialist work and of the role of premises as a platform and framework for community. To start with, I want to raise the question of whether we measure the efficiency of actual office spaces using the right metrics. If we look at the efficiency of spaces in a new way, I’m sure that offices will not be abandoned and their usage will not even decline significantly – instead, office spaces will change radically.

Offices are rapidly being converted away from the old model in which the office is a place to work and manage work efficiently. It is becoming more and more common that the office is a place where people gather physically and virtually: the office gathers people, ideas, and innovations, bringing together and nourishing new creations. The office becomes a platform for a networked organisation that connects various players across companies, partnerships and circles of friends.

Sense of community can be described as a mental space in which people meet, interact, care for each other and learn from each other. According to research, sense of community in work communities supports people’s health, well-being at work, enthusiasm and flow or work, learning and productivity.

Therefore, I think the main threat of remote work is that is starts to corrode the sense of community in small steps and quietly. Should this happen, virtual meetings and coffee breaks cannot change the trend. The risk is that we start thinking more and more from the point of view of an individual: how much can I achieve. Consequently, teamwork may not rise to a sufficiently important level: what we can achieve together. This may lead to partial optimisation. After all, the power of value creation and innovation lies in thinking and learning together. Therefore, the so-called hybrid work model that combines location-dependent and independent work is seen as the work model of the future.

When implemented successfully, individuals involved in hybrid work form a stronger community than the framework created by premises and organisational structures has led to being created before. This also poses new challenges to leadership and also the premises. The concept of self-direction, and community-direction derived from it, are currently being actively discussed. The need for leaders has even been questioned altogether. Everyone can reflect on this question by themselves, but I for one am convinced that leaders and leadership are called for. In my opinion, it is about how leadership is created: hierarchy, organisational structure and functions can all be different things.

I think a good balance of a proper amount of structure and autonomy creates well-being at work. The structure determines the direction and goals for each individual, and autonomy grants them freedom to direct their own performance.

Over the last weekend of August in 2021, I attended the Campfire Summit organised by the Guides and Scouts of Finland, and learned about the self-directing Ball Pit Organisation (Pallomeriorganisaatio) in Heltti. It is a uniquely inspiring operations model. Yet it has its framework and structure, just like a ball pit needs in order for it to be a ball pit! It was exhilarating to hear the presentations in the seminar and to get to experience how a sense of community really feeds innovation! The Campfire Summit is the largest seminar held in a forest in Finland that focuses on leadership. In addition to guides and scouts, its target group includes everyone else interested in leadership.

A seminar organised in the forest was well-suited to the time of the coronavirus pandemic, but I’m sure we will also gather to other forums indoors in the future to discuss cross-sectoral development to address future challenges. I’m already looking forward to the next physical trade fair, seminars and workshops in the construction sector and meeting the members of the ROTI group and all of you who are otherwise enthusiastic about renewing our sector.

Let’s keep innovating to improve work in the future and to create attractive work environments and space solutions that promote work and inspire innovation.

***

Author
Kirsi Hautala, Doctor of Engineering, Vice President, Buildings | Rejlers Finland, Member of the ROTI 2021 Buildings panel

ROTI, Sustainable Built Environment: Roti sums up “State of the nation” in Finland, focusing on Built Environment. This collaboration group gives high-level advice to decision making on Government level.